Votre entreprise occupe plusieurs sites ? Déléguez la gestion immobilière et locative

Réduisez vos coûts

Maîtrisez vos risques

Optimisez votre stratégie

Vous êtes commerçant, industriel, prestataire de service, association… Vous occupez plusieurs sites en tant que locataire et avez signé des baux commerciaux, professionnels, civils…

Suite à la pandémie de COVID-19 ayant bouleversé le secteur de l’immobilier tertiaire, la pression pour réduire les coûts immobiliers et réévaluer la stratégie à long terme s’accentue sur les Locataires – Utilisateurs.

Les Utilisateurs ont compris la nécessité, non seulement de savoir gérer au quotidien leur patrimoine locatif dans leurs aspects tant financiers, que commerciaux et juridiques, mais aussi d’analyser et exploiter les données afin d’optimiser et réévaluer régulièrement leurs actifs, pour réduire les coûts immobiliers et obtenir un avantage stratégique.

Vos problématiques en tant qu'Utilisateur

Avant de signer un nouveau bail, vous devez :

  • Optimiser vos conditions financières (montant des loyers et charges locatives, travaux et impôts refacturés, garanties demandées par le bailleur, échéance des paiements…)   
  • Vous assurer qu’il s’adapte à votre activité et à vos contraintes internes ou externes,
  • Maîtriser les risques, et notamment identifier et bien négocier les obligations pesant sur vous
  • Anticiper l’évolution de votre activité
  • Contrôler la conformité des factures au regard du bail et du cadre légal avant de les payer : indexation du loyer, revalorisation des charges refacturables, refacturation des travaux… 
  • Réduire vos coûts immobiliers et notamment le poids des charges
  • Optimiser la gestion de votre cash en maîtrisant davantage les paiements prévisionnels des loyers et des charges 
  • Pour les échanges avec les bailleurs et les intervenants externes (notaire, compagnie d’assurance, expert, broker…) 
  • Pour la coordination et le suivi des sujets immobiliers opérationnels entre les directions internes et les équipes sur sites
  • Nécessité d’augmenter ou réduire la surface locative, d’ouvrir ou fermer un site
  • Cession de fonds de commerce ou de droit au bail
  • Réalisation de travaux
  • Renégociation de vos conditions contractuelles ou de vos obligations de paiement en cas de difficulté financière temporaire…
  • Identifier les risques financiers, juridiques, contractuels, techniques, légaux / règlementaires
  • Définir les actions préventives ou correctives à mettre en œuvre 

Notre accompagnement

PROPERTY MANAGEMENT de votre parc immobilier visant à :

  • Optimiser la gestion de votre parc locatif : gestion des baux incluant notamment le suivi des dates critiques, le contrôle des éléments financiers et la gestion du cash, le suivi de vos obligations en tant que locataire, la négociation et la renégociation du bail, la relation avec les bailleurs et les tiers 
  • Accompagner votre stratégie immobilière : collecte, consolidation, analyse des données immobilières afin de vous permettre de prendre des décisions éclairées concernant votre parc immobilier locatif, impactant votre stratégie globale. 
  • Accompagnement de la négociation juridique et financière :
    • Analyse de projet de bail ou rédaction du bail, visant à garantir les conditions les plus adaptées aux besoins de l’entreprise (type de bail, durée, conditions d’aménagement et de sortie…)
    • Négociations avec le Bailleur dans l’intérêt de l’Utilisateur
  • Accompagnement lors des renégociations de bail :
    • Actualisation des valeurs locatives : suivi des expertises réalisées par les experts missionnés par le client
    • Gestion des offres ou demandes de renouvellement
    • Transaction pour une extension / réduction de surface, ou pour sortie anticipée
    • Transaction pour une réduction de loyer / charges, ou modification des clauses contractuelles
    • Cession de fonds de commerce / de droit au bail
  • Suivi des congés :
    • Congé du Bailleur : contrôle de validité du congé, négociation amiable avec le bailleur, recommandation éventuelle de passage en contentieux
    • Congé du Locataire : rédaction des courriers de congés délivrés aux bailleurs / pilotage des commissaires de justice
  • Etablissement des actes de sous-location, obtention de l’accord du bailleur
  • Suivi des litiges amiables avec le Bailleur, en lien avec la direction juridique ou l’avocat du Client en cas de passage en contentieux
  • Contrôle des engagements financiers des clients :
    • Suivi et contrôle des quittances des bailleurs (loyers et charges), des révisions légales et contractuelles,
    • Validation des paiements auprès des services comptables du client
  • Gestion du cash : prévision des décaissements des échéances contractuelles (loyers, charges, travaux, taxes, impôts, compléments de dépôts de garantie, et accessoires refacturables)
  • Identification des leviers d’optimisation :
    • Analyse des travaux refacturés
    • Contestation des anomalies auprès des bailleurs le cas échéant
  • Consolidation des loyers et charges facturés par les bailleurs avec projection des coûts futurs (prise en compte des indexations de loyers, des évolutions des impôts, taxes et charges, des refacturations ponctuelles…)
  • Entrée et sortie des locaux :
    • Contrôle des versements / restitutions des dépôts de garanties (solde de tout compte)
    • Remise, actualisation et mainlevée des actes de caution
  • Établissement des états locatifs
  • Contrôle de la conformité règlementaire du parc locatif :
    • Analyse des rapports des bureaux de contrôle
    • Suivi des conformités à la charge du Locataire
  • Sous-locations :
    • Quittancement des sous-locataires
    • Contrôle de la conformité des obligations du sous-locataire au regard du bail principal
    • Gestion globale des sous-locations
  • Mise en place et actualisation des états locatifs, des bases de données, du logiciel de gestion du Client :
    • Collecte d’informations et documents de toutes natures
    • Synthèse des baux
  • Surveillance des dates critiques avec alerte du Client en amont du délai de préavis : échéances triennales et contractuelles, termes des baux, renouvellements
  • Relations avec les bailleurs, syndics, associations des commerçants…
  • Suivi des sinistres en lien avec les équipes techniques et les compagnies d’assurances
  • Production des reportings sur la situation du parc locatif
  • Maintenance des sites et travaux d’aménagement : en appui des sites, suivi des obligations pesant sur le locataire au regard des dispositions prévues dans les baux
  • Conseil aux opérationnels notamment dans le cadre des entrées / sorties de sites et durant le bail pour toutes questions relatives aux baux.